Comment s’absenter de sa propre entreprise sans risquer le crash ?

Créer son business et être chef.fe d’entreprise, on sait vous et moi que ce n’est clairement pas de tout repos. On enchaîne les journées en enfilant à tour de rôle différentes casquettes pour faire tourner sa boîte à plein régime. On s’efforce d’être partout et tout le temps pour que son business tourne et surtout qu’il soit rentable.

Bref, on y met tout notre coeur et notre énergie, jusqu’à entrevoir la triste possibilité que rien peut fonctionner sans nous à l’intérieur du business. En plus d’avoir créé une cage dorée de l’entrepreneuriat, on stress à l’idée de devoir s’absenter que ce soit prévu ou non au risque de voir une baisse du chiffre d’affaires. Que ce soit pour des vacances ou un imprévu personnel, cela peut vous sembler impossible. Sachez que beaucoup d’entrepreneur.e.s sont dans ce cas et que ce n’est pas perdu d’avance !

Comment s’absenter de son entreprise sans risque que ce soit prévu ou non ?

C’est la raison pour laquelle, je vous partage au travers de cet article mes meilleurs conseils tirés de ma propre expérience.

C’est parti !

Sommaire

Anticiper son absence qu’elle soit prévue ou non pour prévenir le risque

Que ce soit pour prendre des vacances, pour un déplacement professionnel, pour des raisons de santé ou encore familiales, il est tout à fait plausible que vous ayez besoin de vous absenter de votre entreprise à un moment donné. Soyons d’accord, il n’y a pas de “bon” moment dans la vie pour s’absenter et bien souvent, que ce soit prévu ou non, c’est un passage qui peut être stressant. Le mot d’ordre est donc d’essayer d’anticiper dans la mesure du possible ces périodes d’absence de façon sereine pour garder une activité pérenne coûte que coûte. En d’autres termes, éviter le risque de crash à la suite d’une absence, ça se travaille !

Prévoir même l’imprévu autant que possible

Tout d’abord, commençons par ce que vous pouvez prévoir et contrôler ! Par exemple, vos vacances, vos déplacements professionnels qui font que vous ne pouvez pas être en train de travailler avec vos client.e.s ou dans votre entreprise. Pour ces cas de figure, “rien de plus simple” à vrai dire. Vous savez que vous ne serez pas là, alors notez les dates dans votre agenda et pallier votre absence grâce à votre système d’organisation.

Ensuite, voyons ce que vous ne pouvez pas contrôler. Globalement, c’est les absences imprévues. Mais est-il possible de prévoir l’imprévu ? Non ce n’est pas le prochain sujet de philo au bac. Toutefois, c’est une vraie question qui demande à mon sens de l’agilité et de l’imagination positive. (Ce n’est pas le moment de prévoir le pire hein ! ). De cette façon, vous allez dès aujourd’hui comprendre et accepter que votre entreprise DOIT pouvoir survivre sans vous lorsque vous devez vous absenter. Dans le cas contraire vous allez y laisser votre santé et peut-être même votre business !

Finalement la réponse est assez simple. Prévoyez que vous n’allez pas être là tous les jours de toute votre vie DANS votre entreprise. Cela dit, quand on comprend cela, ce n’est plus vraiment un imprévu, puisqu’on le sait ! (Oui j’essaye de programmer votre cerveau^^) ;). Dès maintenant, on peut s’atteler à prendre de l’avance pour éviter le flux tendu super stressant si l’on doit s’absenter !

Essayer de prendre de l’avance pour éviter l'explosion du cerveau

Qui n’a jamais rêvé avoir plusieurs jours jusqu’à plusieurs semaines d’avance sur sa création de contenu ? Sur les actions et tâches de son entreprise ? Sur ses missions clients ? En vérité, de nombreuses choses peuvent être réalisées à l’avance pour vous éviter d’être en flux tendu dans votre agenda et votre organisation. En bref, vous permettre de pouvoir vous absenter (ou tout simplement ralentir si besoin) en toute sérénité.

Premièrement, pour prendre de l’avance la méthode infaillible est d’être organisé.e et de batcher ! Autrement dit, le batching consiste à bloquer dans votre agenda des créneaux pour accomplir les tâches similaires dans un temps déterminé pour être efficace et concentré.e ! Et pour vous permettre de garder cette avance là, prévoyez dans votre agenda un mémo ou une alerte tous les X jours ou semaines pour vous remettre sur cette tâche à batcher afin de garder votre rythme et votre avance.

Vous l’avez compris, le but de la manœuvre est d’avoir un coup d’avance, même sur les imprévus grâce à l’anticipation. Quelque soit le moment de votre absence vous saurez que grâce à ce que vous avez anticipé, les affaires peuvent continuer de tourner.

Prioriser et planifier les actions

On ne le dit jamais assez, mais choisir vos priorités est l’une des clés de votre réussite ! Cela permet d’être au bon endroit, au bon moment et pour les bonnes raisons. C’est d’autant plus important si jamais vous devez vous absenter de façon imprévue ! De plus, planifier et programmer tout ce qu’il est possible vous permettra d’alléger votre cerveau. Et on ne se soucie plus de ce qui a été réalisé.

La priorisation est votre priorité 😉

Apprendre à prioriser vos tâches pour gagner en efficacité c’est possible ! Pour prioriser efficacement, il est primordial d’avoir une vue d’ensemble des tâches que vous accomplissez au quotidien. Il faut reconnaître que toutes les tâches, même la plus petite consomment de l’énergie et peuvent donner l’impression au bout du compte de courir après le temps et de subir son emploi du temps.

Pour vous aider, la Matrice D’Eisenhower est à votre service ! C’est un outil indispensable pour apprendre à prioriser. Eisenhower avait un mantra “Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.” Et c’est ainsi que la matrice d’Eisenhower est née.

Elle se compose de quatre cases :

Les tâches urgentes et importantes : un rendez-vous médical ou une urgence client
Les tâches importantes mais non urgentes : appeler un ami ou suivre une formation sur la gestion du temps
Les tâches urgentes qui ont peu d’importance : elles sont très souvent chronophages et inutiles. Regarder ces notifications LinkedIn ou chercher ce super vase aperçu dans une émission de déco.
Les tâches qui ne sont ni urgentes, ni importantes. Elles sont inévitables. Il est conseillé d’y passer à peine 5% de son temps.

La matrice d’Eisenhower est un outil puissant pour apprendre à prioriser ses tâches. Elle permet de prendre de la hauteur et du recul sur son quotidien.

Vous pouvez également regarder du côté de La méthode SMART pour apprendre à mieux prioriser. Comment savoir qu’une tâche, qu’une action ou qu’un objectif et une tâche importante, une action utile ou un objectif atteignable ? La méthode SMART (pour Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel) est un outil indispensable pour mesurer et apprendre à prioriser ses objectifs.

Planifier, programmer et automatiser vos actions

Des tas d’outils existent pour vous permettre de voir ce qu’il se passe dans votre temps. Mais aussi, de dédier des créneaux à certaines choses et surtout de programmer automatiquement la réalisation de certaines tâches.

Voici quelques exemples :

Vous pouvez planifier dans votre agenda de dédier tous les lundis matin à votre création de contenu
Une fois votre épisode de podcast préparé, les visuels réalisés, vos textes rédigés, vous pouvez programmer la mise en ligne automatique de tout ce petit monde !
Vous pouvez automatiser l’envoi de vos factures à vos client.e.s
Vous pouvez rédiger et programmer l’envoi de votre newsletter à vos abonné.e.s
Etc.

Tout cela va vous permettre d’alléger votre charge mentale, d’anticiper, de ne pas toujours être sur le fil du rasoir de l’ensemble de vos actions. Je crois que vous avez mieux à faire que de publier tous les jours sur vos réseaux sociaux en mettant un réveil sur votre téléphone pour ne rien oublier non ?

Déléguer pour ne plus être seul.e à bord de votre business

Créer les process de son entreprise

Les process sont une véritable valeur ajoutée pour votre business et votre santé mentale. C’est le meilleur moyen d’améliorer et d’optimiser vos tâches récurrentes et actions indispensables de votre business.

Le process est la méthode qui décrit comment aller d’un point A à un point B. Les étapes qui me permettent de publier cet article par exemple. J’ai créé un process qui me permet de partir de l’idée pour arriver à la publication. Il se doit d’être précis et compréhensible. Vous devez pouvoir vous y référer à chaque fois que vous accomplissez une tâche ou une action.

Et pour savoir si votre process est suffisamment clair et complet, dites vous qu’il doit permettre à quelqu’un d’autre de réaliser la tâche sans votre aide. Le faire tester par un·e business friend peut vous donner de bons indices et vous aider à l’améliorer si nécessaire.

La mise en place de vos process vont vous permettre de :

Créer vos process est sans aucun doute le point le plus important et le plus bénéfique pour vous et votre entreprise. Le fait de décortiquer ce qu’il se passe, ce que vous faites dans les moindres détails, vous allez pouvoir vous rendre compte de tout un tas de choses : des incohérences, des manquements, des choses inutiles, des améliorations à apporter etc.

Cette photographie de votre entreprise et son mode d’emploi vous permet d’avoir un bon système, une bonne organisation et vous servira tout au long de votre vie entrepreneuriale car vos process vont sans cesse être en cours d’ajustement et d’évolution. Je vous aide dans cet article à créer vos process.

Déléguer parce que vous le valez bien

Peu importe votre bonne volonté et l’étendue de vos compétences, la vérité est que vous n’aurez pas toujours le temps de vous occuper de tout. Que vous le vouliez ou non, vous aurez besoin à un moment ou un autre, de confier certaines de vos activités ou de vos tâches à d’autres personnes.

La délégation est une compétence essentielle et en même temps difficile à acquérir parce que la plupart des personnes ne sont pas habituées à la pratiquer. Mais si vous aspirez à devenir un.e entrepreneur.e efficace et productif.ve, vous devez absolument maîtriser l’art de la délégation.

Il est fortement déconseillé de déléguer des choses à quelqu’un sans vraiment savoir ce que l’on veut vraiment déléguer, ni pourquoi et encore moins sans expliquer ce qu’il faut réaliser. Mais maintenant que vous allez mettre en place vos process, vous allez pouvoir déléguer sereinement une ou plusieurs choses pour ne plus tout porter sur vos épaules. Grâce à cela, vous allez reprendre le contrôle de votre temps, vous aider à avancer et vous concentrer sur votre métier.

Déléguer ça veut dire

Assigner une tâche, une activité ou un projet à une personne de votre équipe ou à un.e prestataire externe qui va s’engager à le réaliser pour vous à votre place
Transférer la responsabilité de réaliser cette tâche ou ce projet en respectant vos règles et vos exigences fixées au préalable
Vous décharger pour que vous puissiez vous concentrer sur votre zone de génie et votre métier.

En tant qu’entrepreneur.e vous avez sans doute l’habitude de vous occupez de tout. Vous avez d’ailleurs passé énormément de temps à vous former pour être sur tous les fronts.

Au lieu de vous épuiser et de vous privez de la possibilité de s’absenter de votre entreprise sans risque, pensez à déléguer à un.e expert.e certaines activités de votre entreprise : création de votre site internet, montage de vos épisodes de podcast, configuration de vos tunnels de vente, suivi de votre comptabilité etc, prenez le temps d’identifier les activités dans lesquelles vous êtes le plus à l’aise, qui vous stimule et focalisez-vous sur elles.

Pour le reste, déléguez !

L’accompagnement sur 4 semaines, rapide et efficace pour vous aider à sortir de l’impasse dans laquelle vous êtes aujourd’hui dans votre business ! Et la problématique de communication et/ou de conversion est quelque chose que nous pouvons travailler ensemble ! 😉