Justine Arma

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8 techniques pour ne plus se laisser déborder dans son travail

8 techniques pour ne plus se laisser déborder dans son travail

La charge mentale de la quantité de travail à réaliser est souvent le premier frein à sa réalisation. On ne sait pas comment s’y prendre, par où commencer, et on finit par procrastiner, bâcler, ou se laisser déborder par les délais !

Certaines journées nous échappent quand d’autres semblent être subies. Je vous présente 8 techniques pour vivre pleinement nos journées et gagner en efficacité.

Sommaire

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Créer des process pour les tâches récurrentes

Créer des process pour les tâches récurrentes

Les process sont une véritable valeur ajoutée pour votre business et votre santé mentale. C’est le meilleur moyen d’améliorer et d’optimiser vos tâches récurrentes et actions indispensables de votre business.

Un process est avant-tout une méthodologie. Il décrit la réalisation de la tâche de A à Z. Et pour savoir si votre process est suffisamment clair et complet, dites vous qu’il doit permettre à quelqu’un d’autre de réaliser la tâche sans votre aide. Le faire tester par un·e business friend peut vous donner de bons indices et vous aider à l’améliorer si nécessaire.

Créer des process permet de comprendre le temps passé sur une tâche et de l’optimiser à l’aide d’outils (des templates par exemples), de raccourcis, etc… De plus, la mise en place de process garantit une qualité de réalisation constante.

Et si vous envisagez de faire appel à un stagiaire, de recruter un·e alternant·e ou de déléguer, leur création est indispensable pour accueillir votre deuxième cerveau dans des conditions optimales.

Pour en savoir plus sur leur utilité et leur création, je vous invite à découvrir mon article à ce sujethttps://justinearma.com/comment-creer-des-process/

Être réaliste sur le temps nécessaire à la réalisation tâche

Être réaliste sur le temps nécessaire à la réalisation tâche

Ça peut paraître évident, mais dans la réalité ce n’est pas toujours le cas !

Plus on a de choses à faire, plus on a tendance à sous-estimer le temps nécessaire pour réaliser une action de manière à atteindre ses objectifs sur une journée ou une semaine.

Au final on peine à y arriver et on finit toujours soit avec du travail bâclé, soit avec des journées qui n’en finissent plus, à accumuler de la fatigue.

C’est pourquoi il est indispensable d’établir des délais réalistes et de prendre en compte les facteurs extérieurs tels que la fatigue, le stress, votre charge mentale, etc…

Fini le multitasking

Désolée de vous décevoir mais la productivité et le multitasking ne sont malheureusement pas compatibles. Personne n’est multitâche !

Pour rappel, pratiquer le multitasking, c’est :

Et si vous n’êtes pas convaincu·e, je vous invite à regarder la conférence TED de Caroline Huron, psychiatre et chercheuse en sciences cognitives à l’INSERM.

Lors de cette conférence, elle a invité le public à visionner une vidéo avec une seule consigne : compter le nombre d’échanges de ballon. Puis, elle a repassé la vidéo sans donner de consignes particulières.

Enorme surprise du public lorsqu’ils ont vu un singe apparaître à l’écran ! Trop occupé à compter les passes lors du premier visionnage, personne n’avait remarqué l’anomalie.

Cette expérience démontre que pour apprendre à prioriser il faut oublier le multitasking ! Notre cerveau n’est tout simplement pas adapté pour réaliser plusieurs tâches en même temps.

Vouloir pratiquer le multitasking c’est se garantir de perdre plus de temps et d’oublier des choses

Fini le multitasking

Faire des to-do listes

Pour lutter contre cette émotion universelle communément appelée “la flemme ”, il est primordial d’avoir une vue d’ensemble des tâches que nous accomplissons au quotidien afin de les prioriser.

Toutes les tâches, même la plus petite consomment de l’énergie et peuvent donner l’impression au bout du compte de courir après le temps et de subir son emploi du temps.

Prenez une heure de votre temps. Coupez toutes les distractions autour de vous et munissez-vous d’un carnet, d’un google doc ou que sais-je encore, assoyez-vous, respirez et notez l’intégralité des tâches que vous réalisez au quotidien. Vos tâches professionnelles mais aussi personnelles.

De la lecture de vos mails à votre routine matinale en passant par les activités du petit dernier, les courses pour la semaine ou l’anniversaire de Tatie Marcelle, tout doit y passer !

L’idée, c’est de littéralement vider et libérer votre cerveau de la charge mentale.

A présent, il est temps de prioriser ces tâches en quatres colonnes.

Une autre approche : la matrice d’Eisenhower

Eisenhower avait un mantra “Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important”. C’est de ce constat que la matrice d’Eisenhower est née.

Elle catégorise les tâches de la façon suivante :

La matrice d’Eisenhower est un outil puissant pour apprendre à prioriser ses tâches. Elle permet de prendre de la hauteur et du recul sur son quotidien.

Limiter les distractions

Si vous êtes sans cesse les yeux rivés sur votre smartphone, les chiffres qui suivent devraient vous aider à décrocher.

Des chercheurs ont étudié le lien entre productivité et proximité d’un téléphone auprès de 95 participants. Soit, les participants l’avaient dans leur poche, soit il était posé sur le bureau à côté d’eux, soit il était enfermé dans un tiroir dans la même pièce soit en dehors de la pièce.

Comme vous l’imaginez déjà, plus le téléphone était loin de son propriétaire plus ce dernier voyait ses performances s’améliorer. Quand le téléphone est en dehors de la pièce, les performances s’améliorent même de 26%.

Tenir compte de votre rythme

Organisez votre temps de travail en respectant votre fonctionnement !

Plusieurs petites pauses peuvent vous rendre plus efficace qu’un long break. Il est indispensable d’apprendre à se connaître et d’aligner son organisation avec son fonctionnement.

Organiser méthodologiquement vos espaces et outils de travail

Faire des to-do listes

Avec des dossiers classés, un bureau rangé et un ordinateur bien organisé, vous gagnerez en temps de travail.

En effet, vous aurez moins besoin de chercher les informations ou les documents qui vous sont nécessaires pour avancer.

Prenez donc le temps de ranger et d’organiser votre poste de travail une fois pour toute. C’est laborieux mais ça paye !

Gérez vos tâches, vos priorités et votre planning quotidien grâce au Template de l’Ultime to do list sur Notion.

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