Comment gagner en productivité sans travailler plus

La productivité est un enjeu majeur pour chaque entrepreneur.se On cherche tous la recette miracle pour optimiser son temps et être plus efficace. Cependant, certains pensent que pour être productif, il faut travailler plus.

Et si finalement, la productivité ce n’est pas plutôt produire le plus possible en moins de temps ?

C’est un peu la théorie de travailler moins, mais en mieux ! Pour y parvenir, faisons l’état des lieux de notre business pour améliorer notre productivité sans devenir des robots ni subir notre quotidien.

C’est parti !

Sommaire

C'est quoi être productif.ve ?

Comme nous l’avons vu en introduction, la productivité peut-être perçue de deux façons en fonction des personnes. Alors voyons ce que n’est pas la productivité.

Être producif.ve, ce n’est pas se donner corps et âmes partout et à tout moment. On n’est pas non plus productif.ve en fonction du nombre de tâches accomplies par jour.

La productivité c’est réellement consacrer moins de temps sur les tâches et actions dénuées d’objectifs précis. Autrement dit, c’est aussi consacrer moins de temps à rechercher des informations ou chercher la validation d’une personne pour avancer. Finalement, la productivité c’est surtout se consacrer sur le travail qui compte réellement pour l’entreprise et pour vous-même.

En résumé, être productif.ve signifie qu’on réduit le temps passé sur des tâches de petite importance. Ainsi, utiliser ce temps pour se consacrer davantage aux tâches importantes sans pour autant en créer plus. Croyez-moi il est donc possible de diminuer sa charge de travail et de gagner en productivité !

Les bonnes pratiques à adopter

Je vous partage cinq techniques et bonnes pratiques à adopter pour améliorer sa productivité

Organiser et ranger votre espace de travail

Alors non, je ne suis pas en train de me transformer en Marie Kondo, mais ça n’empêche que je trouve qu’elle n’a pas tord hahah.

Il est indispensable d’avoir un bureau rangé et surtout un bureau où l’on se sent bien et où il est possible de mobiliser toutes ses ressources pour travailler avec efficacité. Votre environnement de travail est un nid de distractions qui peut accaparer constamment votre attention. Alors, faites le tri sur et dans votre bureau physique de même que dans votre bureau d’ordinateur. Identifiez le superflu présent sur votre espace de travail et demandez-vous : Est-ce que j’ai réellement besoin de cet objet ou de ce document ? Est-ce que ce matériel ou logiciel fonctionne toujours ?

N’hésitez pas à ranger dans un espace dédié les éléments inutiles qui polluent votre espace de travail. Pensez au recyclage efficace ! Un environnement de travail clair et sans distraction est primordial pour passer une bonne journée de travail et être productif.ve.

Apprenez à prioriser

Vous pouvez mettre en place une to do list ultime qui va regrouper l’ensemble de tout ce qu’il y a dans votre quotidien, sur vos épaules et qui alourdit votre emploi du temps, ainsi que votre charge mentale.

Pour avancer dans votre quotidien et dans votre entreprise, il est essentiel d’avoir une vraie vue d’ensemble des tâches à accomplir. Toutes les tâches, mêmes les plus petites consomment de l’énergie et peuvent vous donner l’impression de courir après le temps. J’ai écrit à ce sujet un article pour apprendre à prioriser ses tâches.

Vous pouvez vous aider de la matrice d’Eisenhower que je ne présente plus. Si jamais vous avez des difficultés pour créer votre to-do list ultime, je vous invite à utiliser cette matrice, qui est un outil puissant pour apprendre à prioriser ses tâches. Elle permet de prendre de la hauteur et du recul sur votre quotidien.

Vous pouvez ensuite utiliser la méthode SMART pour savoir quelle tâche ou action est importante parmi tant d’autres. La méthode SMART est un outil indispensable pour mesurer et apprendre à prioriser vos tâches en fonction de vos objectifs.

Mettre en place des process

Le process est la méthode qui décrit comment aller d’un point A vers un point B. À l’intérieur de ces points, vous avez écrit les étapes qui permettent par exemple de publier un article de blog, créer un épisode de podcast, envoyer une facture, etc. Dernièrement, j’ai créé un process qui m’a permis de tenir mon challenge d’un épisode de podcast par jour en décembre, de le publier de A à Z et de donner les bonnes informations à mon équipe, en cas de besoin de délégation.

Votre process se doit d’être écrit et compréhensible. Vous devez pouvoir vous y référer à chaque fois que vous allez accomplir une tâche ou une action. Pour savoir si votre process est suffisamment clair et complet, demandez-vous s’il peut permettre à quelqu’un d’autre de réaliser la tâche sans votre aide. Vous pouvez le faire tester par un.e business friend pour vous donner les bons indices et vous aider à l’améliorer si nécessaire.

Je vous laisse découvrir mon article pour apprendre à créé des process.

En étant productif.ve, vous allégez votre charge mentale

Prendre le temps de classer les tâches et les actions à mener pour faire vivre votre business, est un moyen presque infaillible d’alléger votre charge mentale. En vidant votre cerveau pour créer vos process, vous allez pouvoir vous assurer de gagner en productivité. Grâce à tout ça vous allez aussi pouvoir simplifier le fonctionnement de votre business et mettre en place des outils d’automatisation. C’est à dire que vous allez pouvoir laisser faire la technologie, faire des choses à votre place, une tâche simple et récurrente qui au final n’a pas besoin de votre valeur ajoutée, de votre temps et de votre cerveau.

Cependant, pour alléger votre charge mentale, il y a certaines choses à mettre en place.

Rester focus

Le multi-tâche est clairement votre ennemi. Pour rappel, pratiquer le multitasking, c’est effectuer deux tâches en même temps. Par exemple, écrire un article de blog tout en naviguant sur Instagram.

Gardez en tête qu’il faut environ 22 minutes pour retrouver sa concentration lorsqu’on a été interrompu. Alors arrêtons de passer d’une tâche à l’autre ! Le multitasking c’est aussi accomplir plusieurs tâches de manière successives hormis pour le batching. Le batching consiste à regrouper les tâches similaires et les enchaîner sur un laps de temps donné.

Connaître son fonctionnement et son énergie

Apprendre à se connaître pour pouvoir miser sur son fonctionnement et son énergie commence déjà par savoir si vous êtes du matin ou non. Comme ça, vous pouvez savoir à quel moment de la journée vous êtes le plus efficace et productif.ve. Certaines personnes préfèrent se mettre au travail très tôt le matin, d’autres sont plutôt au taquet tard le soir.

Ces questions peuvent vous sembler idéal et pourtant tellement importantes ! Créer ou développer votre business sans qu’il soit idéal pour vous ça n’a pas de sens…

Vous êtes chef.fe d’entreprise, c’est donc vos règles et votre fonctionnement qui compte le plus. Vous n’êtes pas là pour souffrir ni subir votre propre entreprise.

Je vous partage deux méthodes pour vous aider :

Conclusion

La productivité c’est finalement, un savoureux mélange entre la connaissance de soi-même, prendre en considération le temps que vous avez à disposition , savoir ce que vous souhaitez faire de ce temps.