Comment restructurer son entreprise pour avoir un meilleur fonctionnement, une meilleure rentabilité et réduire son temps de travail ?

Réorganiser son entreprise pour améliorer son fonctionnement, sa rentabilité et réduire le temps de travail peut être un processus complexe qui nécessite une évaluation approfondie de notre business et de son fonctionnement actuel.

Cela peut également nécessiter des ajustements dans la façon dont notre entreprise est structurée. La restructuration de son entreprise peut sembler intimidante, mais elle peut aussi être la clé de ton succès.

Alors comment restructurer son entreprise pour améliorer son fonctionnement, sa rentabilité et réduire son temps de travail ? Voici les étapes à suivre !

Sommaire

Observez, analysez et évaluez votre entreprise actuelle

Avant de pouvoir restructurer votre entreprise, vous devez comprendre où vous en êtes actuellement. Analysez vos chiffres et identifiez les domaines où votre entreprise est rentable et les domaines où elle ne l’est pas. Évaluez également les tâches que vous et/ou votre équipe effectuez actuellement et déterminez celles qui pourraient être automatisées ou externalisées. Voyons ensemble les aspects à analyser.

Comment se portent les finances de votre business ?

Ce n’est pas le moment de faire l’autruche. Et si vous le faisiez jusqu’à présent, c’est maintenant qu’il faut regarder droit dans les yeux vos chiffres. Les chiffres ne mentent pas, ils vous permettent de prendre des décisions factuelles, en connaissance de ce qu’il se passe dans votre Biz’ et non pas avec vos émotions et vos croyances.

Regardez votre tableau de bord financier ( que vous avez forcément mis en place n’est-ce pas ? ). Si ce n’est pas encore mis en place, c’est également le moment de le faire. Vous pouvez vous aider évidemment de votre logiciel de comptabilité et les comptes bancaires de votre entreprise.

Analysez les coûts de votre entreprise, connaissez sur le bout des doigts votre seuil de rentabilité. Examinez votre flux de trésorerie. Regardez le montant de vos marges bénéficiaires. Comparez votre suivi de CA par rapport au prévisionnel mis en place. Tout cela se doit d’être fait et surveillé au grain pour comprendre la situation et la santé financière de votre entreprise.

Si vous ne savez pas comment mettre en place, suivre, ni interpréter vos documents financiers je vous recommande deux choses :

Pour savoir ce dont il est question et pouvoir être autonome sur ce sujet.

Par un cabinet comptable de confiance avec qui vous pourrez échanger sur ce sujet (parce que vous savez parler la même langue que votre comptable et de votre entreprise)

Quelles sont les performances de ton entreprise ?

Pour analyser les performances de votre entreprise, là encore vous pouvez vous reporter à un tableau de bord. Cette fois-ci se trouvent les indicateurs clés de performance que l’on nomme aussi les KPI. C’est indispensable pour mesurer vos actions marketing et commerciales et développer votre business. Les KPI permettent d’analyser le rendement d’une action, d’une activité ou d’un projet. Ils permettent aussi d’observer la progression de vos résultats et d’ajuster en conséquence.

Les KPI varient selon les entreprises, en fonction des objectifs et des stratégies mises en place.

Vous pouvez mettre en place des KPI commerciaux, financiers, organisationnel, gestion de projet, marketing etc.

Certains KPI sont presque universels, dans le sens où on les retrouve sur la majorité des business en ligne:

Prenez la photographie de votre entreprise pour analyser sa structure

Vous n’allez pas réellement photographier votre entreprise, mais vous allez plutôt la mettre à plat et fixer à l’instant T ce qu’elle est. Pour vous aider, vous pouvez utiliser un logiciel de mindmapping et construire ça en fonction des différents départements de votre business.

Par exemple, qu’est ce qu’il y a dans votre département administratif et comptable, comment ça fonctionne, qui fait quoi ? Qu’est-ce qu’il y a dans votre département marketing et communication ? Comment ça fonctionne, qui fait quoi ? Qu’est-ce qu’il y a dans votre département commerciale, comment ça fonctionne, qui fait quoi ? Identifiez les processus qui sont mis en place, ceux à mettre en place et ceux à optimiser. Et surtout, demandez-vous comment les départements interagissent entre eux.

C’est aussi le moment et l’endroit pour évaluer les rôles distribués dans votre entreprise, ce que vous faites, ce que vous pouvez déléguer, ce qui vous déléguez déjà. Examinez aussi la possibilité de créer de nouveaux postes ou de redéfinir les rôles existants. Vous trouverez ci-dessous la répartition des rôles au sein de mon entreprise :

Observez, analysez et évaluez votre positionnement, votre marché et vos offres

Qui dit business, dit forcément vendre, faire du profit, avoir des clients et être présent sur un marché. Le moment est donc opportun d’analyser l’extérieur de votre business. Commencez par, qui sont vos clients, qu’est-ce que vous vendez et ensuite qui sont vos concurrents aujourd’hui.

Mettez à jour votre persona, votre client idéal

Je le répète souvent, mais votre persona évolue en même temps que vous. C’est pourquoi, c’est primordial de toujours garder un œil sur votre étude de persona et de la mettre à jour. Je recommande de faire ça au moins une fois par an. Pourquoi pas au moment où vous allez faire votre bilan du premier semestre de votre année.

Passez par la case étude de votre persona et piochez une carte motivation. Je sais que ce n’est pas l’étape la plus sexy, c’est d’ailleurs l’étape la plus négligée quand on lance son business, son produit etc. Alors pour vous aider, vous pouvez commencer par (ré)écouter l’épisode de podcast dédié.

Analysez les résultats de vos produits, vos services et vos offres

Est-ce que vos produits, vos services et vos offres répondent aux besoins de votre persona ? Aux besoins du marché ?

Vous pouvez trouver la réponse à plusieurs endroits :

Analysez les entreprises concurrentes de la vôtre

Non pas pour vous comparer négativement ! Mais plutôt pour ajuster votre positionnement, votre différenciation, votre propre valeur, votre angle d’attaque etc. La concurrence peut être très positive pour ton entreprise

Quand sur son marché il y a des concurrent·e·s, il faut plutôt voir cela comme une bonne nouvelle. Même si je sais que sur le coup ça ne fait pas très plaisir ! Dites-vous que cela montre qu’il y a de la demande, que le marché s’agrandit et que donc chacun peut trouver une place.

Évaluez alors leurs forces, leurs faiblesses, leur stratégie marketing et de vente, ce que vous aimez chez eux et ce que vous pensez pouvoir faire “mieux” ou plutôt différemment, à la sauce de chez vous.

Cette analyse va vous aider à identifier les opportunités de croissance pour votre entreprise.

Une fois que vous avez analysé ces aspects de votre entreprise, vous pourrez déterminer les domaines qui nécessitent une amélioration ou une restructuration. Vous pouvez ensuite commencer à élaborer un plan d’action pour mettre en œuvre les changements nécessaires. Surtout, si vous êtes entouré d’une équipe, n’oubliez pas de communiquer clairement avec elle sur les objectifs de la restructuration et les changements à venir. Assurez-vous de leur apporter le soutien dont ils ont besoin pour réussir cette transition.

Ajustez, optimisez ou mettez en place les changements nécessaires pour votre entreprise

Maintenant que vous avez pris le temps d’observer, d’analyser, de décortiquer l’intérieur de votre entreprise, son fonctionnement, sa santé, sa place sur le marché etc. C’est le moment de se retrousser les manches et d’effectuer les ajustements et les changements nécessaires dont votre entreprise a besoin pour avoir un meilleur fonctionnement, une meilleure rentabilité tout en réduisant votre temps de travail in fine.

Comment optimiser et améliorer les finances de votre business ?

Vous avez vos chiffres devant vos yeux. Vous connaissez la santé financière de votre entreprise et vous savez comment fonctionne vos offres (tarifs, fonctionnement, rentabilité).

Ici, deux leviers sont actionnables en fonction de votre analyse. Vous pouvez revoir le business model de votre entreprise et/ou ajuster votre tarification ainsi que vos coûts pour assurer sa viabilité sur le long terme.

Est-ce que vous êtes rentable par rapport aux coûts de fonctionnement de votre entreprise ? N’hésitez pas à ajuster vos prix ou vos dépenses pour atteindre une marge bénéficiaire appropriée.

Si vous devez augmenter vos prix, appuyez-vous sur les avantages de votre offre par rapport à votre concurrence pour créer une proposition de valeur unique et augmenter votre valeur perçue.

Est-ce que votre business model actuel limite votre croissance ou ne correspond pas à votre idéal de vie ? Là aussi, si vous vendez uniquement votre temps sans le valoriser, vous pouvez être confronté à un plafond de verre temps et finances. Vous pouvez mettre en place des ajustements comme des process par exemple.

Une fois encore, c’est à vous de tester et de surveiller vos résultats. Vous pouvez tester différentes options de tarification pour voir ce qui fonctionne le mieux pour votre entreprise et vous-même. Vous pouvez tenter des forfaits, des abonnements etc. En surveillant vous allez pouvoir évaluer l’efficacité de votre business model et de votre tarification. Les réponses se trouveront entre autres dans votre CA, dans votre marge bénéficiaire, dans la satisfaction de vos clients et aussi votre propre satisfaction !

Comment répartir les actions, les rôles et les responsabilités de votre entreprise ?

Une fois que vous avez une meilleure compréhension de votre entreprise grâce à la photographie interne de son fonctionnement et de sa structure, vous pouvez redéfinir les rôles, les responsabilités et les tâches de chaque membre de votre équipe.

Vous pouvez envisager de créer de nouveaux postes si c’est possible pour vous de déléguer et si c’est nécessaire pour répondre aux besoins de votre entreprise. Si tel est le cas, assurez-vous que chaque membre (employé ou prestataire) puisse avoir à disposition une description de poste claire, qui décrit les tâches pour que cette personne puisse connaître et accomplir les responsabilités qui lui incombent.

Si vous ne pouvez pas, souhaitez pas, ne voulez pas déléguer, vous pouvez regarder du côté des automatisations. En effet, les outils technologiques disponibles peuvent être un excellent moyen de réduire le temps de travail, d’augmenter l’efficacité de l’entreprise et votre propre efficacité.

Vous pouvez explorer les outils de productivité et de gestion de projet (comme Notion, Clickup, Asana par exemple) pour centraliser la gestion de votre entreprise et utiliser des outils comme Make ou Zappier pour automatiser différentes tâches.

Quoi qu’il arrive, que vous souhaitez déléguer ou automatiser des tâches, c’est primordial d’avoir en amont mis en place des process’.Pour finir, gardez un œil sur tout ça pour pouvoir évaluer les actions, les rôles, le temps pour vous assurer de l’efficacité et de la rentabilité de votre entreprise.

Comment être plus efficace tout en réduisant son temps de travail

Avec tout ce que nous venons de voir ensemble, vous devriez avoir un business model qui vous corresponde, des offres avec des tarifs justes qui vous permettent d’être rentable et d’avoir une marge bénéficiaire et également mis en place un fonctionnement interne qui ne repose plus seulement sur vous.

Vous devriez pouvoir vous concentrer sur les actions à forte valeur, sur votre zone de génie et sur le développement de votre entreprise et moins sur les tâches chronophage, répétitives à basse valeur ajoutée pour vous.

Donc naturellement, vous devriez pouvoir récupérer du temps pour faire ce que vous voulez, que ce soit pour votre entreprise ou pour vous, c’est à vous de décider !

Pour pouvoir garder un oeil sur votre temps, je vous préconise de tracker votre temps avec des outils comme Toggl ou Clockify par exemple et d’analyser tous les mois, les endroits où vous avez passé le plus de temps en prenant en considération votre rentabilité et votre jauge de plaisir.

Conclusion

En fin de compte, la restructuration de votre entreprise nécessite une évaluation complète de votre situation actuelle et une stratégie bien définie pour atteindre vos objectifs de réduction de temps de travail, d’efficacité et de rentabilité. Il peut être utile de travailler avec un·e consultant·e en gestion, un·e mentor ou un·e coach pour vous aider dans ce processus.

Justine Arma

Podcast Girl

Entrepreneur

Badass